Esta unidad es responsable de la gestión administrativa de todo el personal de la Secretaría Ejecutiva, de aplicar la política de gestión de recursos humanos, de asistir al personal y asesorarlo e informarlo, y de gestionar y supervisar la asignación de recursos en materia de puestos de trabajo y nómina. Además, se ocupa de la coordinación con el equipo de la Secretaría Ejecutiva y la asistencia para el desempeño de las actividades; y de la gestión y supervisión del presupuesto y plan cuatrienal y la gestión y supervisión de bienes muebles e inmuebles. Asimismo, es responsable de lo siguiente:
LA GESTIÓN DE INSTALACIONES
- Preparar los proyectos de pliegos de condiciones
- Gestionar licitaciones (despacho, recepción, análisis, clasificación…)
- Preparar y enviar contratos, redactar órdenes de compra
- Recibir y aceptar la entrega de suministros de oficina y distribuirlos
- Gestionar reservas e inventario
- Supervisar los procedimientos financieros relacionados con los gastos, la compra de reservas y bienes inmuebles
- Gestionar la logística de las reuniones oficiales del COI
- Calcular todos los gastos relacionados con el capítulo presupuestario Bienes y servicios (excepto viajes)
- Pagos de cheques
- Realizar los estudios presupuestarios pertinentes
- Verificar e introducir facturas en el sistema financiero
- Participar en la preparación del presupuesto
EL PERSONAL
- Preparar, supervisar y dar seguimiento a la contratación de personal
- Registrar las solicitudes de empleo y responder a estas
- Supervisar las pólizas de seguro de jubilación, vida y discapacidad, correspondencia y contactos telefónicos incluidos
- Supervisar las contrataciones, ausencias, vacaciones y horas extras, y preparar el cuadrante de personal
- Actualizar los archivos del personal
- Gestionar las nóminas
- Calcular los gastos relacionados con el capítulo presupuestario Personal (excepto viajes)
- Comprobar los pagos de becas de educación
- Realizar los estudios presupuestarios pertinentes
