Cette Unité est responsable de la gestion administrative des effectifs du Secrétariat exécutif, de la mise en œuvre de la politique des ressources humaines, du soutien, conseil et information au personnel, de la gestion et suivi de l’allocation de ressources en termes de postes et rémunérations. Elle assure la coordination avec les équipes du Secrétariat exécutif pour assurer l’accomplissement des activités, participe à la gestion et au contrôle du budget et du plan quadriennal ainsi que des actifs mobiliers et immobiliers. L’Unité de gestion administrative et des ressources humaines est aussi à la charge de:
LA GESTION DES INSTALLATIONS
- Élaboration des cahiers des charges des appels d’offres
- Gestion des appels d’offres (envoi, réception, analyse, tri…)
- Préparation et envoi des contrats et des bons de commande
- Réception et distribution des fournitures de bureau
- Gestion des stocks et inventaire
- Suivi des procédures financières en matière de dépenses, achat de matériel et biens immobiliers
- Gestion logistique des réunions officielles du COI
- Calcul des dépenses liées au chapitre Biens et services du budget (exception faite des déplacements)
- Paiement par chèque
- Études budgétaires pertinentes
- Vérification et enregistrement des factures dans le système comptable
- Participation à la préparation du budget
LES EFFECTIFS
- Préparation, contrôle et suivi des actions de recrutement
- Enregistrement et réponse aux demandes d’emploi
- Suivi des polices d’assurance retraite, assurance vie et assurance invalidité, correspondance et contacts téléphoniques
- Suivi des recrutements, absences, congés et heures supplémentaires, planification des congés
- Mise à jour des dossiers du personnel
- Gestion des rémunérations
- Calcul des dépenses du chapitre Personnel du budget (exception faite des déplacements)
- Suivi des indemnités pour frais d’études
- Études budgétaires pertinentes
