Le funzioni principali di questa unità sono la gestione amministrativa del personale dell’segretariato esecutivo, l’attuazione della politica di gestione delle risorse umane, il supporto e l’inquadramento del personale, la gestione e la supervisione dello stanziamento delle risorse in termini di posti di lavoro e buste-paga; il coordinamento con il team del segretariato esecutivo e il supporto per lo svolgimento delle attività; la gestione e il monitoraggio del bilancio e del piano quadriennale, nonché la gestione e la supervisione dei beni mobili e immobili. È inoltre responsabile per la
GESTIONE DELLE INFRASTRUTTURE
- Preparare le specifiche per le bozze delle gare d’appalto
- Gestire i bandi per gare d’appalto (invio, ricevimento, analisi, selezione,…)
- Preparare e inviare contratti, redigere ordini d’acquisto
- Prendere in consegna e distribuire le forniture di articoli per l’ufficio
- Gestire il magazzino e l’inventario
- Monitorare le procedure finanziarie relative alle spese, ad acquisti di magazzino e di beni immobili
- Assistere nella gestione logistica dei meeting ufficiali del COI
- Calcolare tutte le spese relative al capitolo di bilancio Beni e Servizi (fatta eccezione per i viaggi)
- Controllare i pagamenti
- Effettuare gli studi sul bilancio pertinenti
- Controllare e inserire le fatture nel sistema contabile
- Partecipare alla preparazione del bilancio
PERSONALE
- Preparare, monitorare e eseguire il follow-up nell’assunzione del personale
- Registrare e rispondere alle richieste di lavoro
- Monitorare le polizze di pensionamento, polizze di assicurazione vita e invalidità, compresa la corrispondenza e i contatti telefonici
- Monitorare le assunzioni, le assenze, i permessi e gli straordinari, nonché preparare il piano ferie del personale
- Aggiornare i dossier dei dipendenti
- Gestire libri paga
- Calcolare tutte le spese relative al capitolo di bilancio Personale (fatta eccezione per i viaggi)
- Controllare i pagamenti dei finanziamenti per la formazione
- Effettuare gli studi di bilancio pertinenti
